Règlements généraux

CLUB DE CURLING DE RIVIÈRE-DU-LOUP


Note : L’utilisation du masculin dans les présents règlements n’a que pour unique but d’alléger le texte et désigne autant les femmes que les hommes.

Chapitre I                                           Dispositions générales

Article 1             Dénomination sociale

La dénomination sociale de la corporation est Centre sportif, Club de curling de Rivière-du-Loup, ci-après nommé le Club.


Article 2             Buts

Le Club de curling de Rivière-du-Loup est constitué dans le but de poursuivre, à des fins purement récréatives et sociales et sans intention pécuniaire pour ses membres, les objectifs suivants:

a)     Administrer un regroupement d’adeptes du curling;

b)     Développer le sentiment d’appartenance des membres du Club;

c)     Faire connaître le curling dans son milieu et contribuer au  

   développement de la discipline;


Article 3             Siège social du club

Le siège social du Club de Curling de Rivière-du-Loup est établi au 20 Chemin des Scouts, Rivière-du-Loup, QC, G5R 0G7


Chapitre II                                                Membres du CLUB

Article 4             Le Club reconnaît deux catégories de membres:

           Membre régulier: toute personne physique intéressée aux objectifs du Club et ayant une carte de membre en règle pour laquelle elle a acquitté le montant de la cotisation fixée par le conseil d’administration.

1.     Membre honoraire : Statut révocable acquis par une résolution du CA ou par nomination à l’assemblée des membres. Les membres honoraires ont les mêmes privilèges que les membres réguliers, mais n’ont pas droit de vote.



Article 5             Frais et durée de l'adhésion

Les frais d’adhésion sont fixés par le CA et sont renouvelables annuellement. Ces frais incluent la carte de membre et les frais d’affiliation à Curling Québec.

L'adhésion d'un membre est valide jusqu'à la date fixée par le conseil d'administration soit après l’assemblée générale annuelle.


Article 6             Frais de ligues

Ces frais de ligues doivent être renouvelés chaque saison. Le montant des frais de jeu d’une saison est fixé par le conseil d'administration en fonction du nombre de ligues auxquelles le membre participe.


Article 7             Retrait d'un membre

Tout membre peut se retirer du Club en faisant parvenir un avis écrit à cet effet au secrétaire du Club. Le membre qui se retire du Club ne peut pas récupérer le coût de sa carte de membre.


Article 8             Suspension et expulsion

Par résolution du conseil adoptée aux deux tiers des voix, un membre peut voir ses privilèges suspendus pour une période déterminée par le conseil, ou voir ses privilèges révoqués pour le reste de l'année courante, s'il :

a)     néglige de payer ses frais de jeu au-delà d'un temps raisonnable;

b)     refuse de se plier à l'un ou l'autre des règlements du Club;

c)     poursuit des activités préjudiciables ou se conduit de manière 

         préjudiciable aux intérêts du Club.


Article 9             Limitation du nombre de membres

Le conseil d’administration peut, si la situation l’exige, limiter le nombre de membres dans chacune des catégories de membres prévues à l’article 4.


Chapitre III                               Assemblée générale des membres

Article 10           Composition

L'assemblée des membres est composée des membres du Club. Une personne non-membre du Club peut assister à l'assemblée générale et y prendre la parole, si elle a reçu du président de l'assemblée l'autorisation de le faire et selon les modalités établies par celui-ci, mais n’a pas de droit de vote.


Article 11           Quorum

Le quorum de l'assemblée des membres est le nombre de membres présents au moment de l'ouverture de l'assemblée.


Article 12            Vote

a)            Chaque membre votant du Club a droit à une seule voix lors d'une assemblée des membres;

b)            Aucun vote par procuration n'est permis;

c)            En cas d'égalité des voix, le Président de l'assemblée exerce un vote prépondérant;

d)            Le vote est fait à main levée, sauf lorsqu'au moins trois (3) membres votants présents demandent le vote secret.


Article 13           Règles de procédure

Le Président de l'assemblée, en s'inspirant des règles généralement admises pour la conduite des assemblées délibérantes, établit la procédure en usant au besoin de sa discrétion.


Article 14           Assemblée générale annuelle

L'assemblée annuelle a lieu dans les quatre (4) mois suivant la fin de l'année financière du Club, au lieu et à la date fixée par le conseil d'administration. L'avis de convocation signé par le Président ou le Secrétaire sera envoyé à tous les membres par courrier ordinaire et/ou par courriel et/ou par publication dans les journaux locaux au moins SEPT JOURS avant la date prévue pour l'assemblée. L’avis doit être accompagné des documents financiers suivants : l’état des résultats de l’exercice en cours et de l’état des dettes et créances, sauf dans le cas de la publication dans les journaux.


Article 15           L'assemblée des membres

L'assemblée générale des membres est l’instance première du Club et détient en ce sens tous les pouvoirs nécessaires à sa bonne et efficace gestion. L’assemblée des membres peut :

a)    Élire les administrateurs du Club;

b)    Amender et voter les règlements généraux du Club;

c)     Établir les règles touchant les activités du Club.

Sous réserve des points à l’ordre du jour de l’assemblée générale, ci-dessous, les autres affaires à traiter sont amenées telles que jugées à propos par le conseil d’administration.


Ordre du jour de l’Assemblée annuelle des membres :

1.      Ouverture de l’assemblée et mot de bienvenue

2.      Vérification des présences et du quorum

3.      Présentation des membres du CA

4.      Élection d’un président et d’un secrétaire d’assemblée

5.      Lecture et adoption de l’ordre du jour

6.      Lecture et adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale

7.      Affaires découlant du procès-verbal ne faisant pas l’objet d’un point distinct

8.      Rapport du président

9.      Présentation des rapports financiers (états des résultats, état de la dette et des créances)

9.1   Questions sur les rapports financiers

10.   Ratification des actes posés par le conseil d’administration

11.   Cotisation et/ou frais de ligue pour la prochaine année

12.   Amendement aux règlements généraux

13.   Procédure d’élection

12.1 État des mandats des administrateurs

12.2 Nomination d’un président(e) et d’un(e) secrétaire d’élection

12.3 Élection 

14.   Suspension de l’assemblée (les membres élus se retirent temporairement) pour choisir les différents postes au CA

15.   Présentation du nouveau C.A

16.   Varia

15.1 ______

15.2 ______

15.3

17.   Levée de l’assemblée


Article 16           Assemblée générale spéciale

a)    À la demande du conseil d'administration ou sur pétition d'au dix (10) membres votants, le Secrétaire convoquera une assemblée générale spéciale. L'avis de convocation et un ordre du jour seront envoyés par courrier ordinaire et/ou par courriel à tous les membres votants au moins cinq (5) jours avant la date de l'assemblée ;

b)    Lors d'une assemblée générale spéciale, aucun point supplémentaire ne peut être ajouté à l'ordre du jour.


Chapitre IV                                      Conseil d'administration

Article 17           Composition

Le conseil d'administration est composé AU MINIMUM DE CINQ (5) MEMBRES ET AU MAXIMUM DE NEUF (9) MEMBRES du Club élus par l'assemblée générale annuelle des membres. Tout membre majeur et possédant le statut de membre régulier peut se porter candidat à un poste d'administrateur. Un membre coopté de la Ville de Rivière-du-Loup, sans droit de vote, s’ajoute aux membres élus du conseil d’administration pour un maximum de dix (10) membres.

Article 18           Durée du mandat des administrateurs

Les membres du Conseil sont élus pour un mandat renouvelable de deux (2) ans, sauf pour une personne qui aurait été nommée suite à une vacance au sein du conseil d’administration, son mandat étant renouvelable à la prochaine rencontre assemblée générale des membres.

Article 19           Élection des administrateurs

Un membre peut se porter candidat lors de l'assemblée générale annuelle. Ce membre peut aussi se porter candidat à l'avance par une lettre à cet effet qui devra être déposée auprès du secrétaire du Club.

L’élection des membres du conseil d’administration se fait sur le principe de l’alternance, à raison deux (2) à quatre (4) postes en jeu une année paire et de trois (3) une année impaire.

Article 20           Démission et destitution d'un administrateur

a)    Un administrateur peut signifier son intention de se retirer du conseil par une lettre à cet effet adressée au Président du conseil ou par une déclaration verbale à cet effet lors d'une séance du conseil. Le mandat de l'administrateur visé cessera au moment de l'acceptation de sa demande par le Président ;

b)    Un administrateur ayant été absent, sans justification raisonnable, de trois réunions consécutives du conseil sera déclaré démissionnaire et retiré du conseil. Il devra être remplacé conformément aux règlements généraux du Club ;

c)     Les membres peuvent, lors d'une assemblée, destituer un administrateur du Club. L'avis de convocation de l'assemblée doit mentionner qu'une telle personne est passible de destitution ainsi que la principale faute qu'on lui reproche ;

d)     La démission d'un administrateur n'affecte pas son statut de membre du Club.   

Article 21           Pouvoirs du conseil d’administration  

Le conseil d’administration est l’instance responsable de la gestion des affaires

courantes du Club. En plus des pouvoirs usuels d’un conseil d’administration,

le CA pourra par un vote majoritaire de ses membres :

a)  Élire les officiers du Club;

b)  Amender les règlements généraux du Club;

c)   Établir les modalités des activités du Club;

d)  Préparer et approuver le budget du Club;

e)  Approuver et adopter le rapport financier des activités du Club;

f)        Nommer une ou des personnes à des responsabilités spécifiques ;

g)       Le conseil d’administration peut nommer une personne à une responsabilité déterminée sans que celle-ci soit membre du CA et même du Club, tel qu’un gérant ou un assistant-secrétaire/trésorier.


Article 22           Réunion du conseil d'administration

a)         Avant la fin de l’Assemblée annuelle des membres, soit avant la présentation du nouveau Conseil d’administration, le Conseil d’administration procède à l’élection des postes d’officiers et au partage des responsabilités. Il s’agit de la première rencontre du nouveau Conseil d’administration ;

b)         Le conseil d'administration se réunit chaque fois que cela est nécessaire, à la demande du Président ou de la majorité des administrateurs;

c)          La réunion du conseil se tient au lieu désigné par le Président;

d)         Les réunions sont convoquées par le secrétaire sous la direction du président, ou en son absence, du vice-président, ou encore de ces trois membres du conseil d’administration;

e)         La convocation à une réunion du conseil se fait par courriel ou par téléphone, au moins 48 heures avant sa tenue;

f)           Le quorum d'une réunion du conseil est fixé à la moitié des administrateurs et ne peut être inférieur à quatre.


Article 23           Vote au conseil d'administration

a)    Les propositions soumises au conseil sont votées à la majorité simple des voix, chaque administrateur détenant une seule voix ;

b)    En cas d'égalité des voix, le vote du Président est prépondérant.




Article 24           Vacance au conseil d'administration   

a)    Le conseil, s'il détient le quorum, peut exercer tous ses pouvoirs, même en cas de vacance à l'un ou l'autre des postes d'administrateurs ;

b)    Le conseil, s'il détient le quorum, peut pourvoir à toute vacance dans un poste d'administrateur, en nommant à ce poste un membre du Club. Cette personne occupera ce poste, au conseil d’administration, jusqu’à la prochaine assemblée générale ;

c)     Si, pour raison de vacance à des postes d'administrateurs, le quorum du conseil ne peut être atteint, le Président doit convoquer une assemblée générale des membres du Club dans le but d'élire les administrateurs manquants.


Article 25           Officiers du Club                            

a)    Les officiers du Club sont le Président du conseil, le Vice-président, le Secrétaire ou le Trésorier ; 

b)    Les officiers sont élus par les administrateurs à la première réunion du conseil tenue après l'assemblée générale annuelle, la durée de leur mandat étant d'une année en tenant compte des années paires et impaires ;

c)     Le conseil d'administration peut démettre un officier sur représentation d'un motif justifié ;

d)    Un officier peut démissionner de ses fonctions en tout temps par un avis écrit à cet effet au Président ou au Secrétaire ;

e)    Le conseil d'administration peut nommer de nouveaux officiers lorsque cela s'avère nécessaire ;

f)      En cas d'incapacité temporaire du Président ou en son absence, le vice-président exerce les fonctions du Président pour la période de temps requise. 

g)    Aucun officier du Club ne peut cumuler plus d’une fonction


Article 26           Rôles des officiers


Président

Le président préside toutes les assemblées des membres et les réunions du conseil d’administration. Il voit au maintien de l’ordre et donne le droit de parole à chacun. Cependant, il peut désigner un administrateur pour le remplacer et/ou l’assister dans cette fonction. Il est l’officier exécutif du Club. À ce titre, il est le porte-parole du Club et l’un des signataires pour les chèques et les documents officiels. Il fait partie de tous les comités et assiste à toutes leurs réunions s’il le désire. Il doit être avisé de toutes réunions. Il produit un rapport des activités du conseil d’administration à l’assemblée générale annuelle. Il exerce toutes autres fonctions que peut lui confier le conseil d’administration.

 

Vice-président

En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le vice-président le remplace et en exerce tous les pouvoirs et toutes les fonctions. En cas d’absence prolongée ou de la démission du président, il assume les fonctions de ce dernier jusqu’à la nomination d’un nouveau président par le conseil d’administration. Il peut aussi s’occuper de dossiers spécifiques en lien avec les priorités annuelles et toutes autres tâches que peut lui confier le conseil d’administration.

 

Trésorier

Le trésorier est responsable des fonds du Club et de sa gestion financière. À ce titre, il développe et maintient les registres requis pour faire état de toutes les transactions financières du Club. Il produit régulièrement les rapports financiers internes faisant état de l’évolution de la situation financière du Club par rapport aux prévisions et aux années précédentes. Il est l’un des signataires pour les chèques.

 

 

Secrétaire

Le secrétaire prépare et convoque les assemblées des membres et des réunions du conseil d’administration. Il en rédige les procès-verbaux. Il est le gardien des livres, papiers et documents légaux du Club, à l’exception des livres et registres du trésorier. Il voit à ce que les livres, certificats, rapports et tout autre document, ainsi que la documentation requise par la loi, soit versés aux dossiers et conservés au bureau du Club. Il produit différents rapports en lien avec les activités du Club. Il voit à l’organisation des conférences de presse, le cas échéant. Il peut être appelé à assumer toutes les fonctions relevant de sa compétence et émanant du président ou du conseil d’administration. Il est l’un des signataires pour les documents officiels du Club, selon la loi.


Article 27            Rémunération des administrateurs

Les administrateurs du Club ne sont pas rémunérés.


Article 28           Remboursement des dépenses faites par les administrateurs

Le Club remboursera aux administrateurs les montants dépensés par eux dans l'exercice de leurs fonctions lorsque ces dépenses respectent la politique de dépenses et les exigences fixées à cet égard par le conseil. Toute dépense supérieure à deux cents dollars (200$) doit être approuvée par le conseil d’administration.

Chapitre V                                             Autres Dispositions

Article 29           Année financière

L'année financière du Club se termine le 31e jour du mois d’août de chaque année.


Article 30           Rapport financier

Le rapport financier annuel du Club est préparé par le Trésorier ou par une personne compétente mandatée à cette fin par le conseil. Le rapport est approuvé par le conseil d'administration et est présenté à l'assemblée générale annuelle des membres.


LE RAPPORT FINANCIER EST VÉRIFIÉ PAR 2 VÉRIFICATEURS EXTERNES AU CONSEIL D’ADMINISTRATION ET MEMBRE DU CLUB DE CURLING. LES 2 VÉRIFICATEURS SONT CHOISIS PAR L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE.




Article 31            Opérations bancaires

a)       Les opérations bancaires du Club sont effectuées à la Caisse Populaire de Rivière-du-Loup où à toutes autres institutions financières légalement autorisées et choisies par le conseil d'administration ;

b)       Les effets négociables émis par le Club sont signés et endossés par deux (2) des officiers suivants : président, vice-président et trésorier.


Article 32           Conflits d’intérêts

Tout administrateur qui peut avoir un intérêt dans un contrat auquel l’organisme est partie, envisage d’être partie ou qui peut en tirer bénéfice doit divulguer son intérêt au conseil d’administration. Il doit alors notifier au conseil d’administration la nature et la valeur de tout intérêt qu’il a dans une corporation, une entreprise ou avec une personne qui est susceptible de le placer en conflit d’intérêts. Il doit aussi notifier la nature et la valeur des droits qu’il peut faire valoir contre l’organisme. Il doit s’abstenir de voter et doit se retirer sur toute question où il est en conflit d’intérêts.


Article 33           Contrats engageant le Club

À l'exception des effets visés à l'article 31b tout contrat ou document engageant le Club et requérant signature doit être préalablement approuvé par le conseil d'administration, puis signé par les personnes autorisées à cette fin.

Le conseil d’administration, par résolution unanime des membres, peut autoriser l’emprunt d’argent de n’importe quelle institution financière au nom du Club. Tout billet ou autre effet de commerce qui engage le Club, incluant les renouvellements de prêts, en partie ou en totalité, doit être signé par deux des officiers suivants : président, vice-président et trésorier.

Les hypothèques et autres engagements liant les propriétés immobilières du Club peuvent être contractés suivant l’approbation d’une assemblée des membres. Le conseil d’administration doit autoriser, par résolution, les officiers du Club qu’il juge à propos pour signer les actes, obligations et autres documents relatifs à ces dites affaires.


Article 34           Liquidation du Club

En cas de liquidation du Club ou de distribution de ses biens, ces derniers seront dévolus à une organisation exerçant des activités analogues à celles du Club, ou à un organisme sans but lucratif exerçant des activités de promotion du curling.



Article 35           Modification des règlements généraux

Le conseil d'administration peut, s'il le juge opportun ou nécessaire, modifier les présents règlements généraux, ou encore les abroger et en adopter de nouveaux. Les règlements modifiés ou les nouveaux règlements sont en vigueur à partir de leur adoption par le conseil. Ils demeurent valides jusqu'à l'assemblée générale annuelle ou jusqu'à une assemblée générale spéciale. L'assemblée générale adopte alors les règlements tels que modifiés par le conseil ou avec les amendements qu'elle juge opportun d'y apporter.


Version #1.1 adoptée au CA du 16 septembre 2013 fut corrigée au CA du 26 novembre 2013.

La version #1.2 a été adoptée le 22 septembre 2014 lors de l’assemblée annuelle du Club de Curling de Rivière-du-Loup.

Cette version identifiée #1.3 a été adoptée le 30 septembre 2015 lors de l’assemblée annuelle du Club de Curling de Rivière-du-Loup.

La modification de date à l’article 29 et l’ajout de l’article 32 ont été présentés et adoptés à l’assemblée annuelle du 29 septembre 2016.


La modification du temps de 7 jours pour la convocation à l’assemblée générale (article14), la modification du nombre de membres faisant partie du conseil d’administration (article 17) et la modification pour les vérificateurs externes (article 30), ont été présentées et adoptées à l’assemblée générale annuelle du 18 septembre 2017.


Les modifications suivantes ont été présentées et adoptées à l’assemblée générale annuelle du 11 septembre 2019. Article 1 : ajout de « centre sportif », Article 2 : retrait du sous-point D, Article 3 : modification de l’adresse, Article 4 : ajout du terme régulier et retrait de la catégorie « membres votants », Article 5 : ajout de « frais » et clarification du texte, Article 6 : ajout de « ligue » et retrait de la notion de demi-saison, Article 15 : dans l’ordre du jour, ajout de « ligue » au point 11 et ajout du point 12, Amendement aux règlements généraux, Article 17 : ajustement pour « membre régulier » et ajout du membre coopté de la Ville de Rivière-du-Loup, Article 18 : retrait du maximum de six ans clarification du texte, Article 19 : ajustement du texte pour le terme « membre », Article 21 : ajustement pour « vote majoritaire », Article 22 : ajustement du texte du sous-point a), Article 24 : ajustement du sous-point b) pour « une membre du club, Article 25 : Ajout au sous-point b) des années paires et impaires;